Het is nu inderdaad zo dat vele maatschappijen over verschillende vestigingen beschikken die geografisch van elkaar verwijderd liggen. Twee sites volstaan reeds voor een dergelijk scenario.

Hoewel de voertuigen en chauffeurs in hoofdzaak vaak één site als basis hebben, komt het vaak voor dat de transporten of transfers van de ene naar de andere site gaan. In het ideale geval moet elk voertuig en elke chauffeur met dezelfde badge/code in alle stations van het private netwerk kunnen tanken.

De gegevensbanken voor de toegang moeten permanent identiek zijn in het geheugen van elke automaat van alle private stations van het netwerk. Met een klassiek systeem is het al niet echt evident voor een beheerder om er één op één enkele site actueel te houden, bedenk dan eens hoe het moet zijn om dit coherent te doen voor meerdere sites! Het toegangsbeheer voor alle stations is echter niet het enige probleem. Wanneer elke site over een lokale gegevensbank beschikt, moet de informatie op regelmatige tijdstippen ook gecentraliseerd worden. Zo is het bijvoorbeeld onontbeerlijk om minimaal over een centrale en volledige gegevensbank te beschikken om het verbruik van elk voertuig / elke chauffeur te kunnen controleren, eventueel tankbeurten aan derden of tussen de filialen van het netwerk te kunnen factureren en de speciale accijnzen per onderneming te kunnen recupereren. Zoals het vaak in een dergelijke configuratie het geval is, bestaat het netwerk niet uit één enkele groep, maar uit verschillende maatschappijen (al dan niet filialen) met elk hun eigen voertuigen. Opdat elke unit nu op zijn PC zou beschikken over alle transacties en data van tankbeurten die uitgevoerd werden in stations van het netwerk die door anderen beheerd worden, moeten al deze gegevens van de ene naar de andere overgedragen worden en vice versa. Het wordt nogmaals ingewikkelder voor de beheerder(s) die men een bijkomende en zware taak toevertrouwt. Als specialist in het beheer van gegevensbanken kunnen we beamen dat dit zwaar labeur en een echte dagtaak is!

TELE-NARO heeft erover nagedacht en we hebben vele klanten die eerst geprobeerd hebben om het met klassieke beheerssystemen te doen. Het spreekt voor zich dat ze ontgoocheld en ontevreden waren en ze hebben dan bij ons aangeklopt en gelukkig gekozen voor ons WebSt@t-systeem. In grote lijnen beschikt elke beheerder die deel uitmaakt van het netwerk over de software en zijn specifieke gegevensbank waarin enkel de stations en voertuigen/chauffeurs opgenomen zijn van de ondernemingen waarvoor hij boekhoudkundig verantwoordelijk is. Vaak is er ook een « superbeheerder » aangesteld die de controle moet hebben over een volledige gegevensbank waarin alle tankbeurten binnen het private netwerk gecentraliseerd moeten worden. Ongeacht de onderneming binnen het desbetreffende netwerk wordt de activering of blokkering van de toegang voor een voertuig/chauffeur automatisch via modem naar alle stations van het netwerk verzonden. Zo zijn, zonder eender welke tussenkomst on site, alle lokale gegevensbanken qua toegang identiek en coherent. De lokale beheerders behouden zo steeds, zonder iets hoeven te doen, permanent zicht op alle transacties van hun voertuigen, ongeacht de site waar getankt werd. Bovendien beschikken ze ook over de, automatisch tegen verkoopprijs gewaardeerde, tankbeurten die voertuigen van andere bedrijven binnen het netwerk uitgevoerd hebben in stations waarvoor zij het beheer moeten verzorgen. Met een eenvoudige klik kunnen ze, op het gevraagde moment, de gedetailleerde staat afdrukken van de factuur die per onderneming op te stellen is. Bij elke wijziging van de informatie aanwezig in de lokale gegevensbank (nummerplaat, naam van de chauffeur, wijziging van departement of categorie, enz.) wordt er automatisch via het intranet een boodschap verzonden naar de gegevensbanken van de andere beheerders van het netwerk. Zonder eender welke handeling worden de ontvangen boodschappen opgenomen en correct in de lokale gegevensbanken verwerkt.

Kortom, we kunnen stellen, maar dat had u reeds begrepen, dat alles volautomatisch, in real time en volledig transparant verloopt. Met de WebSt@t en het telebeheer is het eindelijk mogelijk om een privaat netwerk van stations zonder zorgen op te richten en te beheren.