Zeker niet! De meeste uitbaters van een klassiek thuisstation stellen zich jammer genoeg tevreden met een gevoel van een goed geweten op het moment van de aankoop. Ze kopen tegen een lagere prijs een pomp, tank, enkele leidingen en eventueel een informaticasysteem voor het beheer. Dan onderhandelen ze met de petroleummaatschappij over een gunstige aankoopprijs voor de brandstof in bulk. En ze leven nog lang en gelukkig met het valse geloof dat alles in kannen en kruiken is.

Maar na de droom komt de werkelijkheid. Er spelen nog tal van andere elementen een rol in de rendabele uitbating van een thuisstation.

Naast de gewone naleving van de geldende normen speelt ook de kwaliteit van het materiaal een wezenlijke rol. Waartoe dient de investering in een thuisstation als dit te vaak defect is? Naast de herstelkosten veroorzaakt de langdurige of herhaalde onbeschikbaarheid dure tijdverliezen. We bevinden ons hier in een industriële omgeving met alle mogelijke beperkingen en voorwaarden en de voorzichtigheid van de gebruikers laat er soms wel wat te wensen over. Om de verwachte rentabiliteit te bereiken, moet men eerst beschikken over degelijk, stevig en speciaal aangepast hydraulisch materiaal.

Voorts is er ook nog de hele problematiek van het beheer van het station. Bij vele uitbaters van klassieke thuisstations verloopt het beheer van hun uitrusting niet op de juiste manier of is er een gebrek aan continuïteit. En wanneer dit gebeurt, vergeten ze al te vaak dat aan het onontbeerlijke beheer ook een kostenplaatje vasthangt. Wanneer men over een thuisstation beschikt, kan men per definitie enkel op zichzelf rekenen. In tegenstelling tot bij tankkaarten zal de beheerder van een thuisstation (wanneer het tijd is, en niet steeds wanneer hij er tijd voor heeft) moeten handelen om de volgende zaken te regelen:

 · Toegangen:

Een voertuig of chauffeur meer of minder en men moet de toegang tot het station aanmaken, activeren of blokkeren. Naast het eenvoudige feit dat men al dan niet kan tanken, moet de overeenstemming in de informatica tussen de badges/codes en elementen (voertuigen, chauffeurs) steeds overeenkomen met de realiteit. Hoe kan men de verbruiken controleren en een geldige boekhouding voeren wanneer de badge van bestelwagen 213 in het programma toegekend is aan vrachtwagen 414 en wanneer Marcel de code van Joseph gebruikt die in 2005 met brugpensioen gegaan is? Wanneer bij tankkaarten een toegangswijziging beperkt blijft tot een telefoontje, moet de uitbater van een klassiek thuisstation de tijd nemen om aan te loggen op het informaticaprogramma van het interne beheerssysteem en dan het nodige te doen.

 · Voorraad:

Een tank raakt leeg. Op een bepaald moment, dat men zelf niet kan kiezen, moet men deze opnieuw en liefst tijdig laten vullen. Hoeveel kost een voorraadbreuk? Het staat vast dat de rentabiliteit van het thuisstation een aanzienlijke knauw krijgt wanneer de chauffeurs, omwille van een producttekort, in openbare stations moeten gaan tanken. De tijd- en kortingverliezen verminderen de rentabiliteit. Dit probleem stelt zich in openbare stations niet, maar de beheerder van een thuisstation moet de voorraad van zijn tank nauwgezet in het oog houden, tijdig bestellen, de levering opvolgen, de voorraad in het programma herinitialiseren, enz. Dit alles dan nog om dure voorraadbreuken zoveel mogelijk te vermijden. Sommigen wensen, met recht en rede, de exacte kostprijs van de tankbeurten per voertuig en per chauffeur op te volgen. Anderen moeten dan weer tankbeurten aan derden factureren (personeelsleden, filialen, onderaannemers, naburige ondernemingen, enz.). In dergelijke gevallen moet de beheerder ook het toevoegen en verdwijnen van product uit de voorraad tegen de kostprijs en/of verkoopprijs waarderen.

 · Verbruiksstatistieken:

Om het thuisstation rendabel te maken, moet u ook overmatig verbruik vermijden. Dit kan natuurlijk te wijten zijn aan diefstallen, maar ook aan technische problemen van het voertuig. Hoeveel liters in bulk en tegen een betere prijs aangekochte brandstof moet men verbruiken om één enkele liter te recupereren die via overmatig verbruik of diefstal verdwenen is? Maak maar eens de berekening, u zal verbaasd zijn. En hoe duurder de brandstof, hoe pijnlijker het wordt. Met de tankkaarten krijgt u minstens een lijst met enige informatie. Men moet dan natuurlijk de tijd nemen om deze te analyseren en het wordt nog ingewikkelder wanneer men tankkaarten van verschillende petroleummerken gebruikt. Men moet de gegevens dan kruiselings bekijken. Bij een thuisstation moeten de gegevens betreffende eventuele tankbeurten in openbare stations vooraf en in het juiste formaat in de centrale gegevensbank ingevoerd worden. Het klassieke beheerssysteem laat over het algemeen toe om, voor een geselecteerde periode, listings voor de tankbeurten per voertuig en per chauffeur te bekomen. Dan pas kan het raadplegings-, analyse- en controlewerk beginnen. Wanneer men slechts een tiental voertuigen en chauffeurs moet beheren, kan men eventueel volstaan met eenvoudige listings van de tankbeurten. Wanneer het over meer gegevens gaat, wordt alles plots veel ingewikkelder. Met tientallen pagina’s gegevens wordt het zelfs vervelend – of zelfs bijna onmogelijk tenzij men er vele uren aan slijt – om een geldige en nochtans onontbeerlijke controle uit te voeren. Gelukkig heeft TELE-NARO een beheersprogramma ontwikkeld dat uitgerust is met analytische en grafische motoren, de WebSt@t. Alle informatie wordt er optimaal gesorteerd en zonder eender welke tussenkomst verschijnen de afwijkingen automatisch en duidelijk op het scherm.

· De reglementaire boekhouding gekoppeld aan de recuperatie van de speciale accijnzen op professionele diesel:

Bepaalde professionals (goederen- of personenvervoer voor eigen rekening en/of voor derden, taximaatschappijen) kunnen de speciale accijns op de verbruikte diesel recupereren. Dit kan niet te verwaarlozen sommen vertegenwoordigen. Ze moeten, naar het voorbeeld van de BTW, elke maand een recuperatie-aangifte opstellen en, vanzelfsprekend, een gedetailleerde en specifieke boekhouding voeren, zowel wat de ingangen als uitgangen van de producten in de voorraad betreft. Ook hier is het onontbeerlijk dat de tankbeurten in het thuisstation en de openbare stations geïntegreerd worden in één enkele gegevensbank. De eerste vereiste is natuurlijk dat de gegevens van aan de bron van goede kwaliteit zijn, d.w.z. op het moment zelf dat de chauffeurs toegang krijgen tot de pomp. De reglementering vereist vanzelfsprekend dat de tankbeurten aan de juiste voertuigen en aan de juiste chauffeurs toegekend worden. De overstemming van de toegangen moet permanent in orde zijn. De kilometerstand moet ook correct ingevoerd worden, anders kunnen de aangiften geweigerd worden. Men moet ook voortdurend op de hoogte blijven van de wijzigingen in de recupereerbare waarden per liter (publicatie van de klikken) die op beslissing van de Minister van Financiën in het Staatsblad verschijnen. Bepaalde verplichtingen (aangifte en belasting op voorraad) moeten ten laatste de week na de invoering van een nieuwe klik vervuld worden. De reglementaire boekhouding is niet eenvoudig (meer bepaald m.b.t. de FIFO-methode) en moet voortdurend zeer nauwgezet bijgehouden worden. Met een klassiek beheerssysteem, zelfs al beschikt dit over enkele gegroepeerde listings bestemd voor de recuperatie van de speciale accijnzen, moet u elke maand enkele uren uittrekken (of zelfs maandelijks enkele werkdagen in functie van het desbetreffende aantal voertuigen) om de boekhouding correct te voeren en de aangiften per onderneming in te vullen. Doet u dit niet, dan kan uw dossier bij een controle geweigerd worden. En bovenop de teruggave van de reeds geïnde recuperatiebedragen zijn er ook nog zware boetes. Aangezien de recupereerbare sommen aanzienlijk kunnen zijn en de niet-aangifte in de ogen van de Administratie verdacht kan lijken, kan men moeilijk aan deze taak ontsnappen. Met dit in het achterhoofd heeft TELE-NARO binnen de WebSt@t-software een specifieke module ontwikkeld. De boekhouding wordt, op de achtergrond in real time en zonder eender welke tussenkomst van de beheerder, bijgehouden. De eventuele tankbeurten in openbare stations worden automatisch in de centrale gegevensbank ingevoerd. In de praktijk volstaat het te klikken om de officiële aangiften te bekomen (TELE-NARO beschikt over een toelating van de Centrale Administratie van Douane en Accijnzen), deze in een gefrankeerde omslag te stoppen en naar de Administratie te sturen.

Als besluit kan men stellen dat de hogere korting op de aankoopprijs van de brandstof en de mogelijke tijdwinsten niet volstaan om een thuisstation rendabel te maken. Men moet tevens ook rekening houden met de kostprijs van een correct en degelijk beheer dat blijvend uit te voeren is, waarbij men dit prijskaartje zeker niet mag onderschatten. Het volstaat zeker niet om een station te bezitten, men moet er zich ook nog mee bezighouden.

Dat is de reden waarom TELE-NARO, gelijklopend met de klassieke systemen, een telebeheerde « gebruiksklare » oplossing aanbiedt die al deze problemen oplost tegen een onklopbare prijs. Het loont niet eens meer de moeite om te denken dat men zonder kan! Met dit tele-ondersteunde systeem wordt het thuisstation pas echt rendabel.